Quality Agreement : le contrat qualité qui répartit les responsabilités BPF

Un quality agreement (accord qualité) est un document contractuel qui définit précisément qui fait quoi en matière de qualité entre deux entreprises pharmaceutiques collaborant ensemble, par exemple un donneur d'ordre (le titulaire de l'AMM) et son sous-traitant de fabrication. Ce quality agreement fixe les responsabilités BPF de chaque partie, activité par activité, afin de garantir la conformité des médicaments fabriqués. Ce guide explique son contenu, sa portée, ses différences avec le contrat de fourniture (supply agreement) et sa mise en œuvre pratique.

Table des matières

1. Qu'est-ce qu'un quality agreement

2. Que contient un quality agreement et quelle est sa portée

3. Quelle est la différence entre un quality agreement et un contrat de fourniture

4. Comment mettre en œuvre un quality agreement efficace

5. FAQ sur les quality agreements

Qu'est-ce qu'un quality agreement

Un quality agreement est un contrat qui répartit formellement les responsabilités qualité entre deux acteurs de l'industrie pharmaceutique engagés dans une activité externalisée. Il couvre tous les aspects de la qualité, de la fabrication au contrôle analytique, en précisant activité par activité qui décide, qui exécute et qui documente. Sans lui, la libération d'un lot ou la gestion d'une déviation reste sans responsable désigné.

Dès lors qu'une entreprise pharmaceutique confie une activité BPF à un tiers, le chapitre 7 des lignes directrices européennes de BPF exige que la répartition des responsabilités soit documentée par écrit. L'Annexe 16 précise en outre les exigences relatives à la libération des lots par la Personne Qualifiée (QP). Le quality agreement est ce document. Sans lui, personne ne sait qui libère un lot, qui gère une déviation ou qui approuve un changement.

En pratique, ce contrat qualité s'applique aussi bien à la fabrication pharmaceutique qu'à l'analyse, au conditionnement, au stockage et à la distribution. Chaque activité couverte doit être listée avec un responsable clairement identifié.

Le terme QTA (Quality Technical Agreement) désigne exactement le même document dans le jargon des fournisseurs pharmaceutiques. La question « Qu'est-ce qu'un QTA en pharma ? » équivaut donc à se demander ce qu'est un accord qualité doté d'une composante technique renforcée, souvent utilisé lorsque le prestataire est un fabricant d'API ou un façonnier (CMO).

Bien que les accords qualité soient souvent associés au contexte des BPF, ils existent également dans le domaine des BPD (Bonnes Pratiques de Distribution). Chaque fois qu'un distributeur en gros, un prestataire logistique ou un transporteur prend en charge une activité de distribution pour le compte d'un titulaire d'autorisation, un quality agreement BPD est requis. Il couvre les responsabilités liées aux conditions de stockage, au transport, à la gestion des températures, aux retours et aux réclamations. Un article dédié aux spécificités des quality agreements BPD est en cours de préparation.

Que contient un quality agreement et quelle est sa portée

La portée d'un quality agreement spécifie les activités couvertes, les produits concernés et les sites impliqués. Le corps du document attribue ensuite chaque responsabilité BPF à travers une matrice, de la gestion des déviations à la libération des lots. Un accord sans matrice explicite laisse des zones d'ombre qui se transforment en problèmes lors d'une inspection.

Les sections suivantes se retrouvent dans la majorité des documents robustes.

• Portée : produits, sites et activités couverts, et activités explicitement exclues

• Matrice des responsabilités BPF par activité

• Gestion des déviations, des CAPA et des réclamations

• Contrôle des changements et délais de notification préalable

• Libération des lots et rôle de la QP

• Maintenance des équipements et des infrastructures

• Politique de validation (équipements, procédés, méthodes analytiques)

• Audits, auto-inspections et droits d'accès au site

• Conservation et archivage des documents

Lister explicitement les activités non couvertes est aussi important que de lister celles qui le sont : c'est cette clause qui évite les conflits lors d'un audit inopiné.

Maintenance des équipements et des infrastructures

Un accord qualité solide précise qui est responsable de la maintenance préventive et corrective des équipements utilisés dans le cadre de l'activité sous-traitée, et à quelle fréquence. Il définit également qui est chargé de confirmer que les équipements restent dans un état qualifié, et quelle procédure s'applique lorsqu'un équipement défectueux ou hors qualification doit être signalé au donneur d'ordre. Une infrastructure non entretenue ou un équipement sorti de son état qualifié sans notification constitue un risque direct pour la qualité du produit et, en cas d'inspection, une non-conformité majeure.

Le quality agreement doit également traiter de la lutte contre les nuisibles (pest control) : qui est responsable de la mise en œuvre et du suivi du programme de lutte contre les nuisibles sur le site du prestataire, à quelle fréquence les inspections sont menées, comment les résultats sont documentés et escaladés, et dans quel délai un problème critique de nuisibles doit être signalé au donneur d'ordre. La lutte contre les nuisibles est une exigence BPF qui impacte directement l'intégrité du produit, en particulier pour les activités de stockage et de conditionnement, et ses responsabilités doivent être explicitement réparties dans l'accord.

Politique de validation

L'accord qualité doit définir les attentes de chaque partie concernant la validation : qui rédige les protocoles, qui les approuve, qui mène les études et qui archive les résultats. Cela couvre la qualification des équipements (QI, QO, QP), la validation des procédés de fabrication et la validation des méthodes analytiques utilisées pour les tests de libération. La politique de revalidation, notamment en cas de modification de procédé ou d'équipement, doit également être explicitement incluse.

Un accord qualité solide comprend également des annexes essentielles, qui couvrent au minimum : la liste des personnes à contacter clés de chaque partie, les sous-traitants critiques sur lesquels les deux parties se sont accordées, la liste des produits couverts par l'accord, et les spécifications attendues pour les produits ou matériaux concernés (spécifications de libération, critères d'acceptation analytique, exigences de conditionnement). Ces annexes fournissent une base opérationnelle concrète au document et facilitent son application au quotidien. Un avantage majeur des annexes est qu'elles peuvent être mises à jour indépendamment du corps de texte principal, offrant une grande flexibilité de gestion. Néanmoins, toute modification dans le périmètre couvert par une annexe rend sa mise à jour obligatoire : une annexe obsolète équivaut à un quality agreement partiellement caduc.

Rôles et responsabilités du MAH

Le MAH (titulaire de l'autorisation de mise sur le marché) reste responsable de la mise sur le marché des médicaments. Il détient les spécifications, valide les changements majeurs et audite son prestataire à une fréquence définie dans l'accord. Il conserve la vision globale et la responsabilité pharmaceutique sur le cycle de vie du produit fini.

Rôles et responsabilités du prestataire de services

Le prestataire exécute les activités conformément aux procédures convenues, notifie toute déviation dans les délais stipulés dans l'accord (souvent 24 à 48 heures pour les déviations critiques), n'apporte aucune modification sans accord écrit et permet l'accès à ses installations lors des audits. Son responsable qualité veille quotidiennement à cette conformité BPF.

Rôles du QP et du RP

Le pharmacien responsable / Qualified Person (QP) certifie et libère les lots sur la base des garanties apportées par le quality agreement : si l'accord ne couvre pas une étape de fabrication, le QP ne peut légitimement libérer le lot en question. Le Responsible Person (RP), du côté de la distribution BPD, vérifie que les conditions de transport et de stockage sont conformes à l'accord avant chaque expédition sensible. Pour en savoir plus sur ces rôles, visitez notre mentoring QP/RP.

Quelle est la différence entre un quality agreement et un contrat de fourniture

Le quality agreement traite des responsabilités BPF et des aspects qualité, tandis que le contrat de fourniture (supply agreement) régit les conditions commerciales : prix, volumes, délais et pénalités. Les deux documents sont complémentaires et ne doivent jamais se contredire. En cas de conflit sur un point technique, le quality agreement prévaut.

Confondre les deux est une erreur courante lors des négociations de contrats, souvent parce que les équipes d'achat pilotent le contrat de fourniture sans impliquer les équipes qualité. Le tableau ci-dessous clarifie ce que couvre chaque document.

Un contrat qualité peut exister sans contrat de fourniture, par exemple pour un simple laboratoire d'analyse sous-traité. L'inverse est risqué : livrer ou exécuter un service sans accord qualité préalable expose les deux parties lors d'une inspection, la responsabilité retombant sur le MAH. Au-delà du risque réglementaire, l'absence de quality agreement crée une situation non maîtrisée qui fait courir un risque direct au patient. Le patient compte sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique pour recevoir un médicament de qualité, sûr et efficace : c'est précisément l'un des objectifs fondamentaux des BPF, qui placent la protection du patient au cœur de chaque exigence.

Comment mettre en œuvre un quality agreement efficace

La mise en œuvre d'un accord qualité suit quatre étapes : définir le périmètre entre les deux parties, rédiger la matrice des responsabilités activité par activité, la faire valider par les responsables qualité des deux côtés, puis la signer et planifier une revue périodique. L'accord doit être revu au moins tous les deux ans, ou chaque fois qu'un changement de site, de procédé ou de réglementation survient.

Les référentiels européens clés, notamment le chapitre 7 des Bonnes Pratiques de Fabrication de l'EMA et les lignes directrices du Volume 4 d'EudraLex, fournissent un cadre structuré pour la rédaction des accords qualité. Ces textes servent de point de départ, jamais de modèle à copier-coller : chaque clause doit être adaptée à l'activité réelle et aux spécificités du produit.

Étapes clés pour la rédaction d'un quality agreement

1. Définir le périmètre : identifier les produits, les sites et les activités couverts, ainsi que ceux explicitement exclus

2. Cartographier les responsabilités : construire la matrice activité par activité avec les deux équipes qualité

3. Rédiger les clauses opérationnelles : déviations, changements, maintenance, lutte contre les nuisibles, validation, audits, archivage

4. Compléter les annexes : contacts clés, liste des produits, spécifications, sous-traitants critiques

5. Valider et signer : faire approuver le document par les responsables qualité et, le cas échéant, par la QP des deux parties

6. Planifier la revue périodique : inclure une date de révision systématique au sein même du document

Bonnes pratiques et pièges à éviter

Voici les erreurs les plus courantes que rencontrent les responsables qualité lors de la rédaction ou de la révision d'un accord.

1. Laisser des responsabilités partagées sans décideur désigné : en cas de déviation, personne ne prend de décision

2. Ne pas lister les activités non couvertes, ce qui crée de l'ambiguïté lors d'un audit

3. Ne pas réviser le document suite à un changement de site ou de procédé, rendant l'accord de facto obsolète

4. Signer un modèle générique sans matrice adaptée au produit et au prestataire spécifiques

5. Fixer des délais de notification de déviation vagues qui ralentissent la prise de décision de la QP

6. Ne pas spécifier les responsabilités liées à la maintenance des équipements, à la lutte contre les nuisibles et à la politique de validation, laissant ces aspects critiques sans cadre contractuel

7. Inclure des annexes de spécification incomplètes ou obsolètes, rendant les critères d'acceptation inapplicables en pratique

Ces décisions s'apprennent mieux en situation réelle. Nos formations BPF et formations BPD incluent des cas pratiques sur la rédaction et la révision d'accords qualité.

Quand un quality agreement doit-il être revu ou mis à jour ?

Un accord qualité n'est pas un document statique. Une revue systématique doit être planifiée au moins tous les deux ans. Elle devient immédiatement obligatoire dans les situations suivantes :

• Changement de site de fabrication ou de stockage chez le prestataire

• Modification majeure du procédé de fabrication ou du produit

• Changement dans la réglementation applicable (nouvelle version des BPF, nouvelle annexe EMA, etc.)

• Changement de QP ou de responsable qualité chez l'une des parties

• Extension du périmètre de service à de nouveaux produits ou de nouvelles activités

• Inspection réglementaire ayant généré des observations liées à la gestion des activités externalisées

Une revue annuelle, même en l'absence de changement identifié, constitue une bonne pratique : elle confirme que l'accord reste adapté à la réalité opérationnelle et que les deux parties en ont pris acte.

FAQ sur les quality agreements

Qu'est-ce qu'un quality agreement ?

Un quality agreement est un contrat qui répartit les responsabilités qualité entre deux entreprises pharmaceutiques collaborant ensemble, comme un donneur d'ordre et son sous-traitant. Il précise qui gère la fabrication, les déviations, les changements, la maintenance des équipements, la lutte contre les nuisibles, la politique de validation et la libération des lots.

Quelle est la différence entre un quality agreement et un contrat de fourniture ?

Le quality agreement couvre les aspects qualité et BPF, tandis que le contrat de fourniture régit les aspects commerciaux tels que les prix et les volumes. Ils sont complémentaires, et le quality agreement prévaut en cas de conflit sur des sujets techniques.

Qu'est-ce qu'un QTA en pharma ?

Un QTA (Quality Technical Agreement) est le nom technique donné à un accord qualité chez les fournisseurs pharmaceutiques. Il désigne le même document contractuel qui formalise les responsabilités qualité entre les parties d'une activité externalisée.

Qu'est-ce qu'un contrat qualité ?

Un contrat qualité est un synonyme courant de quality agreement. Il fixe par écrit les objectifs qualité et les rôles de chaque partie afin de garantir la conformité BPF des produits concernés.

Les quality agreements existent-ils aussi en BPD ?

Oui. Dès lors qu'une activité de distribution est confiée à un tiers, un accord qualité BPD est requis. Il couvre les responsabilités liées au stockage, au transport, à la gestion de la température, aux retours et aux réclamations. Un article dédié aux spécificités des accords qualité BPD est en cours de préparation.

Quelle est la durée de validité d'un quality agreement ?

Un quality agreement n'a pas de durée légalement fixée, mais il doit être revu au moins tous les deux ans. Il doit également être mis à jour immédiatement en cas de changement de site, de procédé, de réglementation ou de périmètre de service. Une revue annuelle est recommandée comme bonne pratique.

Qui doit signer un quality agreement ?

Un quality agreement doit être signé par les responsables qualité des deux parties et, dans certains cas, par la Personne Qualifiée (QP) lorsque la libération des lots est en jeu. Les achats et la direction commerciale ne sont pas signataires de l'accord qualité, même s'ils peuvent être signataires du contrat de fourniture associé.

Trois points clés à retenir :

1. Le quality agreement répartit les responsabilités qualité (BPF ou BPD) ; le contrat de fourniture couvre les aspects commerciaux

2. Le périmètre, la matrice des rôles, les sections maintenance et lutte contre les nuisibles, la validation, les annexes de spécification et la revue périodique en font un document vivant

3. Les QP et RP l'utilisent comme un outil d'aide à la décision, et non comme une simple formalité

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Rédigé avec l'expertise de MentorinQ, cabinet de formation et de mentoring BPF/BPD fondé par Nelly Slegers, praticienne de la conformité pharmaceutique et de l'accompagnement des rôles QP/RP dans l'industrie pharmaceutique.